Encargar contenidos formativos a medida empieza mucho antes de redactar una unidad o diseñar una presentación. El primer paso es explicar qué necesita aprender el alumnado, para qué utilizará ese conocimiento y en qué contexto se impartirá la formación.
Esa información se recoge en un briefing: un documento inicial que ayuda al equipo que crea los contenidos a entender el proyecto y preparar una propuesta ajustada. No tiene que ser extenso ni estar escrito con lenguaje técnico. Tiene que responder a las preguntas adecuadas.
Si diriges un centro de formación, coordinas la formación de una empresa o necesitas desarrollar un curso para una entidad, esta guía te ayudará a preparar ese primer documento.
¿Por qué es importante el briefing de un curso?
Una petición como «necesitamos un curso de atención al cliente» permite empezar a conversar, pero deja muchas decisiones abiertas. ¿Se dirige a personas sin experiencia o a profesionales en activo? ¿Se impartirá online? ¿Hay que crear solo el temario o también actividades y evaluaciones?
Cuanto antes se aclaren estas cuestiones, más fácil será definir el alcance del trabajo, valorar los materiales existentes y diseñar contenidos útiles para quienes van a aprender.
El briefing también sirve como referencia durante el proyecto. Si participan varias personas en la revisión, todas pueden acudir a un mismo documento para comprobar qué se acordó y qué queda por decidir.
Qué incluir al encargar contenidos formativos a medida
1. La necesidad que ha dado origen al curso
Empieza por contar qué situación quieres resolver. Quizá tu centro va a incorporar una nueva acción formativa, una empresa necesita enseñar un procedimiento a su equipo o una entidad quiere adaptar materiales que ya utiliza.
Describe esa necesidad con palabras sencillas. Por ejemplo: «Queremos que el personal de recepción pueda gestionar las reclamaciones habituales siguiendo nuestro protocolo». Esta frase aporta más dirección que una lista de temas sobre atención al cliente.
2. El perfil del alumnado
Indica a quién se dirige la formación y qué sabe ya sobre la materia. Conviene incluir su experiencia profesional, conocimientos previos y cualquier circunstancia que influya en cómo accederá a los contenidos.
Un mismo tema puede requerir materiales muy distintos según el público. Un curso de ofimática para personas que empiezan deberá explicar acciones básicas; uno dirigido a personal administrativo con experiencia podrá trabajar directamente con tareas de su día a día.
3. Lo que el alumnado deberá saber hacer
Antes de cerrar el índice, concreta el resultado esperado. Pregúntate: ¿qué podrá hacer la persona al terminar que ahora no sabe hacer, o no hace con suficiente seguridad?
Si el objetivo es responder correctamente a una incidencia, el contenido tendrá que ofrecer explicaciones, ejemplos y oportunidades para practicar esa respuesta. Definirlo desde el principio ayuda a decidir qué información es necesaria y cómo comprobar el aprendizaje.
4. La modalidad y el entorno de uso
Especifica si el curso se impartirá en un aula, en una plataforma online, en sesiones virtuales o mediante una combinación de formatos. Indica también si el alumnado consultará los materiales desde un ordenador o si necesita poder utilizarlos desde el móvil.
La modalidad influye en la extensión de las explicaciones, la presentación de los recursos y el tipo de actividades que conviene preparar. Si existe una plataforma concreta o unas especificaciones técnicas, inclúyelas en el briefing.
5. Los materiales que necesitas
No todos los proyectos requieren la producción de un curso completo. Puede que necesites unidades didácticas, presentaciones, vídeos, imágenes, casos prácticos, cuestionarios o recursos para el profesorado.
Haz una primera lista y distingue entre lo imprescindible y lo deseable. Si todavía no sabes qué formato funcionará mejor, plantea la necesidad: «Queremos que el alumnado practique la toma de decisiones ante situaciones reales». El equipo de contenidos podrá proponer el recurso más adecuado.
6. Los contenidos y recursos que ya existen
Reúne temarios, manuales, presentaciones, procedimientos internos y ejemplos que puedan servir de punto de partida. Indica cuáles están vigentes, cuáles necesitan revisión y quién puede resolver dudas sobre la materia.
Compartir estos materiales no significa que deban trasladarse sin cambios al nuevo curso. Permite evaluar qué se puede aprovechar, qué hay que adaptar y qué contenido debe crearse desde cero.
7. Plazos, revisiones y personas responsables
Señala la fecha en la que necesitas disponer del material e indica si hay hitos intermedios, como la revisión de un índice o la aprobación de una unidad de muestra.
También conviene nombrar a la persona que tomará las decisiones y a quienes revisarán el contenido técnico. Acordar cómo se recogerán sus comentarios evita recibir indicaciones contradictorias al final del proyecto. Como explicamos en nuestro artículo sobre los procesos de creación de contenidos formativos, la planificación y la revisión forman parte de la calidad del material.
Ejemplo breve de briefing para un curso
Un briefing inicial podría resumirse así:
Proyecto: curso online sobre gestión de reclamaciones.
Alumnado: personal de recepción con experiencia en atención al público.
Objetivo: aplicar el protocolo de la empresa para responder a incidencias habituales.
Materiales disponibles: protocolo interno y ejemplos de consultas frecuentes.
Materiales necesarios: contenidos del curso, casos prácticos y evaluación final.
Pendiente de definir: duración, especificaciones de la plataforma y calendario de revisión.
Con esta base ya es posible mantener una conversación mucho más productiva. El briefing no tiene que resolver todos los detalles antes del primer contacto: también debe dejar claras las preguntas que aún necesitan respuesta.
Un buen contenido empieza por una buena conversación
Los contenidos formativos a medida funcionan mejor cuando responden a una necesidad concreta y se diseñan pensando en quienes van a utilizarlos. Preparar un briefing ayuda a explicar esa necesidad, ordenar las decisiones y aprovechar el conocimiento que ya existe en tu organización.
En Hypatia Conocimiento creamos materiales y acciones formativas a medida, además de asesorar en el desarrollo de contenidos. Si tienes una idea de curso, puedes compartirnos lo que ya sabes del proyecto, aunque todavía falten detalles por definir.
